Useimmat tarjoustiimit toimivat pirstaleisella teknologiaympäristöllä, joka toimii aktiivisesti heitä vastaan käynnissä olevan tarjouskilpailun aikana. Käytössä on portaali julkist...
Sinulla on tasan kymmenen minuuttia aikaa johtoryhmän asialistalla saadaksesi virallisen päätöksen merkittävästä julkisesta tarjouskilpailusta. Määräaikaan on kolme viikkoa, ja tarjoukseen sitoutuminen tarkoittaa kahden vanhemman insinöörin ja parhaan hinnoitteluanalyytikkosi sitomista projektiin koko sen keston ajaksi. Toimitusjohtaja katsoo näyttöä ja esittää hyvin yksinkertaisen kysymyksen: ”Miksi meidän pitäisi jättää tarjous juuri tästä sopimuksesta?”
Juuri tällä hetkellä sinun on tehtävä valinta. Voit avata laskentataulukon, joka sisältää 150 riviä vaatimustenmukaisuusehtoja, tai voit esittää ne kolme strategista datapistettä, jotka todellisuudessa ratkaisevat voittotodennäköisyytenne.
Jos valitset laskentataulukon, vietät seuraavat yhdeksän minuuttia selittäen teknisiä yksityiskohtia samalla kun hallitus menettää mielenkiintonsa. Jos valitset strategisen datan, saat päätöksen. Kuilun kaventaminen hankintojen yksityiskohtaisen todellisuuden ja ylimmän johdon strategisen näkemyksen välillä on yksi tarjoushallinnan vaikeimmista osa-alueista.
Tarjoustiimien ja hallituksen välinen ymmärryskuilu
Tarjouspäälliköt elävät yksityiskohdissa. Vietämme päivämme lukemalla liitteitä, tarkistamalla ISO-sertifiointivaatimuksia ja suunnittelemalla toimitusaikatauluja. On erittäin helppoa olettaa, että koska tämä tieto on kriittistä tarjouksen kirjoittamisen kannalta, se on kriittistä myös päätettäessä, jätetäänkö tarjousta ylipäätään.
Ylin johto toimii eri taajuudella. He hallitsevat riskien, resurssien kohdentamisen ja liikevaihtotavoitteiden portfoliota. Kun he katsovat tarjouspyyntöä, he eivät arvioi ostajan arviointimallia. He arvioivat sopimuksen tavoittelun vaihtoehtoiskustannusta.
Tarjousdatan esittäminen ylimmälle johdolle vaatii operatiivisen kohinan karsimista. Vaatimustenmukaisuus on käännettävä riskeiksi ja vaatimukset kyvykkyyspuutteiksi. Jos johtoryhmä joutuu kysymään, mitä tietty hankintatermi tarkoittaa, visualisointisi on epäonnistunut. Datan on puhuttava liiketoiminnan kieltä, ei julkisten hankintojen kieltä.
Mittarit, jotka todella ohjaavat johdon päätöksiä
Kun rakennat visualisointia tai yhteenvetoa hallitukselle, sinun on keskityttävä mittareihin, jotka laukaisevat toimenpiteitä. Yleinen virhe on esittää yhteenveto itse tarjouspyyntöasiakirjasta sen sijaan, että esitettäisiin yhteenveto yrityksesi asemasta suhteessa tarjouspyyntöön.
Selkeän päätöksen saamiseksi esityksesi tulisi korostaa tiettyjä strategisia indikaattoreita, joita johto voi punnita suhteessa muihin liiketoiminnan prioriteetteihin.
- Vaatimusten vastaavuus: Realistinen prosenttiosuus siitä, kuinka suuren osan ydinkriteereistä täytätte suoraan, verrattuna siihen, mikä vaatii räätälöityä kehitystä tai ulkoisia kumppaneita.
- Resurssikuormitus: Tarjouksen kirjoittamisen sisäiset kustannukset ja sen toimittamisen operatiiviset kustannukset, jos voitatte.
- Strateginen linjaus: Kuinka hyvin sopimuksen koko, toimiala ja toimitusalue vastaavat nykyisiä kasvutavoitteitanne.
- Kilpailuetu: Ne erityiset vahvuudet, jotka yrityksenne tuo juuri tähän hankintaan, erillään yleisistä markkinointiväittämistänne.
Nämä neljä datapistettä antavat täydellisen kuvan mahdollisuudesta. Ne kertovat hallitukselle, minkä arvoinen sopimus on, mitä sen voittaminen maksaa ja onko teillä todellisuudessa edellytyksiä kilpailla kyseisellä areenalla.
Go/no-go-visualisoinnin rakentaminen
Et tarvitse monimutkaisia Business Intelligence -kojelautoja visualisoidaksesi tarjousdataa tehokkaasti. Usein selkeä, yksisivuinen yhteenveto riittää, kunhan se pakottaa selkeään keskusteluun. Formaatti on vähemmän tärkeä kuin tiedon hierarkia.
Tämän visualisoinnin rakenteen tulisi noudattaa johdon päätöksenteon luonnollista järjestystä. Ensin määritetään perusarvo. Toiseksi tuodaan esiin puutteet. Kolmanneksi esitetään vaadittava investointi.
- Aloita normalisoidulla sopimuksen arvolla ja kestolla taloudellisen lähtötason määrittämiseksi.
- Esitä suora vertailu yrityksesi vahvuuksista ja heikkouksista suhteessa kyseisen hankinnan kriteereihin.
- Listaa välittömät sisäiset resurssit, jotka vaaditaan vaatimustenmukaisen tarjouksen jättämiseen ennen määräaikaa.
- Päätä esitys binääriseen suositukseen joko osallistua tai jättää osallistumatta, yllä olevan datan tukemana.
Pakottamalla datan tähän järjestykseen estät kokousta ajautumasta teknisiin keskusteluihin. Pidät painopisteen täysin liiketoimintatapauksessa.
Yrityksen kyvykkyyksien peilaaminen tarjouspyynnön todellisuuteen
Tässä monet tarjoustiimit kamppailevat. Yrityksen CV:n manuaalinen peilaaminen uuteen tarjouspyyntöön vie päiviä, mikä tarkoittaa, että ylin johto joutuu usein tekemään go/no-go-päätöksen mututuntumalla kovan datan sijaan. Siihen mennessä, kun manuaalinen analyysi on valmis, olet jo menettänyt viikon kirjoitusaikaa.
Ylläpitämällä erittäin kattavaa profiilia BidPal AI -palvelussa voit ohittaa tämän manuaalisen kartoitusvaiheen. Kun lataat hankinnan järjestelmään, tekoälyanalyysipaneeli luo välittömästi erittelyn vahvuuksistanne ja heikkouksistanne suhteessa kyseiseen hankintaan.
Sen sijaan, että arvuuttelisit vaatimusten vastaavuutta, voit esittää hallitukselle konkreettisen analyysin. Voit näyttää heille tarkalleen, missä nykyiset sertifiointinne vastaavat ostajan vaatimuksia, ja mikä tärkeintä, missä teillä on kriittisiä puutteita, jotka aiheuttavat riskejä. Tämän tason läpinäkyvyys rakentaa valtavasti luottamusta tarjoustiimin ja johtoryhmän välille.
Resurssien ja riskien kompromissimatriisi
Päätöksen visualisointi kiteytyy usein potentiaalisen hyödyn peilaamiseen vaadittavaa työmäärää ja riskiä vasten. Yksinkertainen kompromissimatriisi on yleensä tehokkain tapa kehystää tämä ylimmälle johdolle.
Kun esität datan, luokittele tarjouspyyntö yhteen seuraavista operatiivisista todellisuuksista. Tämä auttaa hallitusta ymmärtämään paitsi sen, voitteko voittaa, myös sen, mitä yrittäminen maksaa organisaatiolle.
| Strateginen sopivuus | Vaatimusten vastaavuus | Resurssivaikutus | Johdon suositus |
|---|---|---|---|
| Korkea (Ydinmarkkina, ihanteellinen koko) | Vahva (Vain pieniä puutteita) | Tarjoustiimin normaali työmäärä | Selkeä Go. Kohdenna normaalit resurssit välittömästi. |
| Korkea (Strateginen laajentuminen) | Kohtalainen (Vaatii kumppanin) | Korkea (Vaatii asiantuntijoiden panosta) | Ehdollinen Go. Hyväksy vain, jos kumppani on varmistettu 48 tunnin kuluessa. |
| Matala (Ydinalueiden ulkopuolella) | Vahva (Teknisesti kyvykäs) | Tarjoustiimin normaali työmäärä | Strateginen uudelleenarviointi. Teknisesti toteutettavissa, mutta vie huomion ydintavoitteista. |
| Matala (Pieni sopimusarvo) | Heikko (Merkittäviä puutteita vaatimustenmukaisuudessa) | Korkea (Räätälöity kehitys) | Ehdottomasti No Bid. Älä kohdenna lisäresursseja. |
Tämä taulukko poistaa tunteet päätöksestä. Se pakottaa kaikki huoneessa olijat myöntämään, että jopa erittäin todennäköisesti voitettavissa oleva sopimus voi olla huono liiketoimintapäätös, jos se vie resursseja pois keskeisistä strategisista tavoitteista.
Siirtyminen datakaatopaikoista strategiseen tarjouslaskentaan
Tarjousdatan visualisoinnin tavoitteena ei ole todistaa, kuinka paljon työtä tarjoustiimi on tehnyt. Tavoitteena on suojella yrityksen aikaa ja resursseja tekemällä johdolle helpoksi sanoa ei väärille sopimuksille ja sitoutua täysin oikeisiin.
Olen nähnyt liian monien tiimien polttavan itsensä loppuun kirjoittamalla tarjouksia, jotka johtoryhmä olisi kaatanut ensimmäisenä päivänä, jos data olisi vain esitetty selkeästi alusta alkaen.
Käytin kerran kaksi viikkoa massiivisen vaatimustenmukaisuusmatriisin rakentamiseen julkisen terveydenhuollon tarjouskilpailua varten, vain huomatakseni toimitusjohtajan kaatavan tarjouksen kolmessa minuutissa, koska toimitusalue oli sen vuoden strategisen painopisteemme ulkopuolella. Opin silloin, että jos et pysty tiivistämään strategista sopivuutta yhdelle sivulle, et ole valmis pyytämään päätöstä.
Kun määrität vastaavuusasetukset tarkasti ja luotat strukturoituun analyysiin manuaalisen lukemisen sijaan, muutat keskustelun luonnetta. Lopetat pyytämästä hallitusta lukemaan hankinta-asiakirjoja ja alat pyytää heitä tekemään strategisia liiketoimintapäätöksiä selkeän, objektiivisen datan perusteella. Näin rakennat tarjousprosessin, joka todella skaalautuu.
Vastaukset (0)